Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Раздел 2 новой формы ЕФС-1 в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» ред. 3». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В связи с объединением Пенсионного Фонда и Фонда социального страхования в Социальный фонд России (Федеральный закон от 14.07.2022 № 236-ФЗ) постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п была утверждена новая единая форма сведений для персонифицированного учета и о начисленных страховых взносах на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (ЕФС-1).
Предшествующая форма 4-ФСС и ее аналог в виде второго раздела ЕФС-1 несколько различаются. Для сопоставления – в разд. 2 к ЕФС-1 в 2023 году:
- указывают число по застрахованным работникам по взносам на травматизм;
- записывают тип страхователя там, где отображается облагаемая база взносов;
- заполняют новую графу, где требуются расчетные данные о взносах на начало отчет. периода;
- госструктуры заполняют новый раздел, касающийся облагаемой базы;
- не надо указывать число лиц, пострадавших при наступлении страхового случая (их исключили).
Особенности заполнения 4-ФСС
Действующий бланк расчета утвержден приказом № 80 от 14.03.2022. Представители Фонда социального страхования требуют соблюдать основные правила при составлении отчетной формы по травматизму. Ключевые правила, как заполнить форму 4-ФСС без ошибок:
- допустимо заполнение бланка 4-ФСС от руки. Для записей используйте только черные или синие цвета чернил;
- все страницы бумажного отчета подписываются руководителем организации с указанием даты подписания. Не забудьте проставить нумерацию страниц в специальном поле вверху;
- исправления недопустимы. Если допустили ошибку на одной из страниц, то придется ее переписать;
- электронный вариант 4-ФСС обязательно удостоверяйте квалифицированной подписью уполномоченного лица учреждения. Электронную форму перед отправкой необходимо проверить в специализированных программах проверки.
Страницы 4-ФСС, на которых отсутствует информация, распечатывать и сдавать в Соцстрах необязательно.
Порядок заполнения расчета за Ⅳ квартал
Для заполнении расчета нужно руководствоваться порядком, который приведен в приложении №2 приказа ФСС РФ приказа ФСС от 14.03.2022 № 80. При заполнении бумажного варианта расчета необходимо использовать ручку синего или черного цвета, используя печатные буквы. Можно заполнять форму на компьютере.
На каждой странице страхователю необходимо указать свой регистрационный номер и код подчиненности, Эти данные указаны в уведомлении, выдаваемом при регистрации страхователя фонде социального страхования. Подпись страхователя и дата подписания документа указывается внизу страницы.
На титульном листе указывается номер корректировки «000», если форма за квартал сдается первый раз. В дальнейшем, если сдается уточненный расчет, то ставится «001», последующие уточнении этого же отчета – «002» и т.д. Уточненный расчет подлежит сдаче по той форме отчетности, которая действовала в тот период, за который выявлены ошибки.
Отчетными периодами признается первый квартал, полугодие, и девять месяцев календарного года, которые соответственно обозначаются «03», «06» и «09». Расчетным периодом признается календарный год, который обозначается цифрой «12».
Страницы формы надо пронумеровать и их количество, а также и число страниц приложений (при наличии) указываются на титульном листе.
Денежные суммы в расчете округлению не подлежат, т.е. указываются в рублях и копейках. Если показатель является нулевой, то в соответствующей графе ставится прочерк.
Таблица 1 – в ней отражается расчет сумм страховых взносов. Показатели указываются нарастающим итогом с начала года, и разбиваются по месяцам последнего квартала отчетного периода.
Таблица 1.1 — заполняется страхователями в том случае, если страхователь имеет выделенные самостоятельные классификационные единицы .
Таблица 2 — заполняется страхователями в том случае, если свои работники на основании договора отправлялись на работу к другим работодателям. (п. 2.1 ст. 22 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Таблица 3 — в ней указывается количество пострадавших человек от профзаболеваний и от несчастных случаев на производстве. Данные указываются на основании соответствующих актов.
Таблица 4 — в ней указывается о результатах проведенной специальной оценки условий труда и проведенных обязательных предварительных и периодических медицинских осмотрах работников на начало года.
Ответственность за ошибки в ЕФС-1
Ответственность работодателей за нарушение правил сдачи отчетности по персонифицированному учету указана в Законе от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ, а именно:
- штраф 500 руб. по каждому застрахованному лицу (исключение — информация о трудовой деятельности) — за несдачу или несвоевременную сдачу, за неполные или ошибочные сведения;
- штраф 1 000 руб. — за нарушение порядка подачи в виде электронных документов.
При нарушениях в разделе 2 штрафы аналогичные, как и по отчету 4-ФСС. Несдача информации — штраф 5% от суммы, начисленной за последние три месяца, но не больше 30% и не меньше 1 000 руб. (ст. 26.30 Закона от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ).
С 2023 года в Закон от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ внесут корректировки на основании Закона от 14.07.2022 г. в части применения штрафов. Работодатель сможет их избежать, когда:
- сдаст уточненный отчет в течение 5-ти рабочих дней после получения уведомления об ошибках или несоответствиях;
- исправит ошибку до того, как поступит такое уведомление, то есть до ее обнаружения специалистами фонда.
Кто, куда и как сдаёт отчёт 4-ФСС
4-ФСС сдают ИП и организации, которые начисляют выплаты работникам по трудовым договорам или договорам ГПХ. Для предпринимателей без сотрудников сдача 4-ФСС обязательна, если они платят добровольные взносы за себя же.
Работодатель делает взносы и отчитывается за сотрудников на ГПХ, если договор предусматривает страхование исполнителя.
Отчёт нужно направить в территориальное отделение ФСС:
- по месту нахождения организации (в том числе при наличии обособленных подразделение без собственного расчётного счёта или не начисляющих зарплату сотрудникам);
- по месту учёта подразделения, если оно выделено на отдельный баланс, имеет сотрудников и самостоятельно им платит;
- по месту жительства ИП.
Отчёт 4-ФСС подаётся 4 раза в год: по окончании первого квартала, полугодия, девятимесячного периода и года. Срок сдачи формы зависит от вида, в котором она подаётся. Он же, в свою очередь, зависит от количества застрахованных лиц:
- если их до 10 человек включительно, то можно подавать 4-ФСС на бумаге или в электронном виде на выбор работодателя;
- если 11 и более — только в электронном виде.
Сначала скачайте бланк ФСС. Когда у организации нет обособленных подразделений, то расчет сдавайте в территориальное отделение Фонда по ее местонахождению (п. 1 ст. 24 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Это место регистрации организации.
Если обособленные подразделения у организации есть. Форму ФСС нужно сдавать в следующем порядке. Расчет представьте в территориальное отделение ФСС по местонахождению обособленного подразделения. Если у такого подразделения есть расчетный (лицевой) счет и оно самостоятельно начисляет зарплату сотрудникам. В бланке ФСС укажите адрес, ИНН, КПП. И регистрационный номер обособленного подразделения.
Когда названные условия или хотя бы одно из них не соблюдаются. Все показатели по такому подразделению включите в расчет по головному отделению организации и сдайте по его местонахождению. Так же поступите, если обособленное подразделение находится за рубежом. Это следует из положений пунктов 11, 14 статьи 22.1 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.
Подробный порядок заполнения
Изначально вносить параметры предлагается со страницы, где вписывают наименование и основные данные об организации (ИП). Помимо первого на следующих листах отчета вверху проставляют регистрационный номер и код подчиненности отчитывающегося, а снизу их подписывают и проставляют дату заполнения бланка.
Внесение данных по первому разделу лучше начать с третьей таблицы, где показывают базовые показатели, с которых начисляют взносы.
Здесь нужно вносить информацию поэтапно:
- в 1-ю строку столбца 3 вписывают суммарное значение начислений за труд рабочих в отчетном периоде. В ячейки столбцов 4,5,6 вознаграждения наемным рабочим по месяцам из отчетного квартала.
- 2-я строчка отведена для средств, не подающих под удержания в бюджет ФСС.
- 3 строка отведена для выплат, превышающих предельные суммы, попадающих под взыскания в ФСС по ст.8 ФЗ №212 от 24.07.12 г.
- в 4-ой строке определяется итог, который рассчитывается по трем предыдущим показателям выше. Определяют значения по столбцам, вычитая из показаний ячеек в первой строке числа из строк 2 и 3.
- по 5 строке отражаются выплаты рабочим – инвалидам. Пустыми оставляют их организации, где уставной капитал состоит из вкладов объединений лиц с ограниченными возможностями.
Форма 4-ФСС и ее заполнение
Отчет в бумажном виде могут сдавать только маленькие фирмы. Заполнять его нужно ручкой с синими чернилами, используя печатные буквы. Исправлять ошибки можно аккуратным зачеркиванием неверного показателя с подписью страхователя и датой исправления. Корректором пользоваться нельзя.
После заполнения 4-ФСС нужно пронумеровать заполненные страницы и завизировать отчет у руководителя компании или у его доверенного лица. Визируется каждый лист отчета.
Отчет в электронном виде нумеруется автоматически и подписывается электронной подписью.
Форма состоит из титула и 6 таблиц.
Титульный лист, Таблица 1, 2 и 5 заполняются всеми страхователями.
Остальные таблицы заполняются при необходимости:
- таблица 1.1 — если страхователь направлял сотрудников на временную работу в другие организации;
- таблица 3 — при наличии больничных по случаю травмы на производстве;
- таблица 4 — при наличии несчастных случаев.
Далее рассмотрим, как правильно заполнять форму.
Порядок заполнения формы за 3 квартал
Для заполнении расчета нужно руководствоваться порядком, который приведен в приложении №2 приказа ФСС РФ № 381 с уточнениями приказа ФСС РФ от 7 июня 2017 г. №275. При заполнении бумажного варианта расчета необходимо использовать ручку синего или черного цвета, используя печатные буквы. Можно заполнять форму на компьютере.
На каждой странице страхователю необходимо указать свой регистрационный номер и код подчиненности, Эти данные указаны в уведомлении, выдаваемом при регистрации страхователя фонде социального страхования. Подпись страхователя и дата подписания документа указывается внизу страницы.
На титульном листе указывается номер корректировки «000», если форма за четвертый квартал сдается первый раз. В дальнейшем, если сдается уточненный расчет, то ставится «001», последующие уточнении этого же отчета – «002» и т.д. Уточненный расчет подлежит сдаче по той форме отчетности, которая действовала в тот период, за который выявлены ошибки.
Отчетными периодами признается первый квартал, полугодие, и девять месяцев календарного года., которые соответственно обозначаются «03», «06» и «09». Расчетным периодом признается календарный год, который обозначается цифрой «12».
Страницы формы надо пронумеровать и их количество, а также и число страниц приложений (при наличии) указываются на титульном листе.
Денежные суммы в расчете округлению не подлежат, то есть указываются в рублях и копейках. Если показатель является нулевой, то в соответствующей графе ставится прочерк.
Таблица 1 – в ней отражается расчет базы для начисления взносов на «травматизм». Показатели указываются нарастающим итогом с начала года, и разбиваются по месяцам последнего квартала отчетного периода.
Таблица 1.1 — заполняется страхователями в том случае, если свои работники на основании договора отправлялись на работу к другим работодателям. (п. 2.1 ст. 22 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Таблица 2 — расчет заполняется по данным бухгалтерского учета страхователя о состоянии расчетов по взносам и расходам.
Таблица 3 — заполняется, когда есть расходы по «травматизму», то есть выплаты по листам временной нетрудоспособности по несчастным случаям на производстве или полученным травмам, оплаты отпуска на лечение профессиональных заболеваний на курортах и в санаториях.
Таблица 4 — в ней указывается количество пострадавших человек от профзаболеваний и от несчастных случаев на производстве. Данные указываются на основании соответствующих актов. Эта таблица расположена на той же странице, что и таблица 3.
Таблица 5 – указываются сведения о результатах специальной оценки условий труда и проведенных медицинских осмотрах работников. В таблице отражается количество рабочих мест, подлежащих оценке, количество работников на вредных условиях производства и соответственно число оцененных рабочих мест и количество работников, прошедших медосмотры на начало года.
Обращаем внимание на то, что в скачанной форме в excel каждая таблица расположена на отдельной странице файла.
Какой бланк документа использовать в 2021 году?
С прошлого года существенно изменился бланк отчета 4-ФСС. В большей степени это связано с тем, что теперь страховые взносы по болезни и материнству подконтрольны ФНС. А у ФСС остались лишь взносы «на травматизм». Именно поэтому и в 2021 году должна быть использована уже новая форма 4-ФСС.
Бланк 4-ФСС
По сути, это все тот же бланк, что был утвержден ФСС еще в 2 года назад (приказ № 381от 26 сентября 2021 года), только уже с изменениями, внесенными в середине 2021 года. Предприятиям новая форма уже знакома, так как по ней они отчитывались уже дважды – за 9 месяцев и весь 2021 год. Тот же бланк используется и при предоставлении расчета за 1 квартал 2021 года.
О сроках предоставления расчета и штрафах за не сдачу читайте в статье Отчет 4-ФСС.
Алгоритм заполнения формы 4-ФСС за 4 квартал 2021 года
Форма 4-ФСС состоит из титульного листа и 6 таблиц. Однако не каждому работодателю следует заполнять их все. Часть из них оформляется лишь при наличии сведений.
| Лист формы 4-ФСС | Обязательно включать в отчет | Таблицы, заполняемые при наличии сведений |
| Титульный лист | + | |
| Таблица 1 – расчет базы по «несчастным» страхвзносам | + | |
| Таблица 1.1 – данные о работниках, направляемых в другую организацию (заемный труд) | + | |
| Таблица 2 – расчет по травматизму | + | |
| Таблица 3 – выплаченные пособия в связи с производственными несчастными случаями | + | |
| Таблица 4 – количество пострадавших при несчастном случае на производстве | + | |
| Таблица 5 – данные о спецоценке условий труда | + |
Рассмотрим пошаговый алгоритм заполнения формы 4-ФСС на примере небольшой компании.
Общие изменения в отчетности
С 1 января 2023 года останется всего две формы отчетности:
- расчет по страховым взносам (РСВ) и
- единый отчет по сотрудникам.
Единый отчет заменит сразу четыре формы – СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3. Фактически сведения о работниках будут передаваться те же самые, что и раньше, только уже в другой форме отчета. Причем подавать единый отчет нужно будет по частям с разной периодичностью. Так, например:
- часть единого отчета (вместо СЗВ-ТД), связанную с приемом на работу и увольнением, нужно будет, как и сейчас, подавать не позднее следующего рабочего дня;
- если же данные связаны с переводом на другую постоянную работу, подачей заявления о формате ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности, их нужно будет сдавать не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором наступило указанное событие;
- часть отчета о взносах на травматизм и допвзносах на накопительную пенсию (вместо 4-ФСС и ДСВ-3) будет представляться по окончании первого квартала, полугодия, девяти месяцев и года до 25-го числа следующего месяца.
Новый расчет по страховым взносам заменит СЗВ-М и действующий РСВ. Это будет отчет со сведениями о работниках и выплатах в их пользу:
- ежемесячно до 25-го числа нужно будет подавать сведения для персонифицированного учета и данные о заработке и начисленных взносах;
- а по итогам квартала, полугодия, девяти месяцев и года в отчет нужно будет включать общие суммы по облагаемой и необлагаемой базе, а также начисленные за отчетный период страховые взносы.
Новые квартальные формы с отчета за I квартал 2023 года.
Также, этим же приказом Росстата вводится новые квартальные формы с отчета за 1 квартал 2023 года:
- № ЗП-образование «Сведения о численности и оплате труда работников сферы образования по категориям персонала»;
- № ЗП-культура «Сведения о численности и оплате труда работников сферы культуры по категориям персонала»;
- № ЗП-наука «Сведения о численности и оплате труда работников организаций, осуществляющих научные исследования и разработки, по категориям персонала»;
- № ЗП-соц «Сведения о численности и оплате труда работников сферы социального обслуживания по категориям персонала»;
- № ЗП-здрав «Сведения о численности и оплате труда работников сферы здравоохранения по категориям персонала»;
- № П-4(НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников».
Технология заполнения нулевого соцстраховского расчета
Обязанность по представлению формы 4-ФСС у страхователя возникает даже в том случае, если данных для заполнения таблиц нет (в ситуации приостановления деятельности, прекращения выплат в пользу застрахованных лиц и др.).
При оформлении нулевого расчета 4-ФСС за 1 квартал 2020 года:
- таблицы 1.1, 3 и 4 в расчет не включайте;
- проставьте прочерки в ячейках таблицы 1, кроме строк с 5 по 9 (в них укажите страховой тариф и иные сопутствующие данные);
- в ячейках таблице 2 проставьте прочерки только при отсутствии долгов и переплат по взаиморасчетам с фондом;
- для заполнения таблицы 5 соберите необходимые сведения из отчета о спецоценке и кадровые данные;
- титульный лист заполните в обычном порядке.